¿Qué es la facturación electrónica y cómo funciona?

La facturación es el proceso que tiene como objetivo calcular una factura que debe hacer llegar al destinatario, en la cual se registran las entradas de bienes o la prestación de servicios. Tanto para empresarios como para profesionales en el ejercicio de su actividad.

El proceso de facturación se compone de diferentes fases, para empezar, tenemos el registro de las condiciones pactadas previamente con el cliente con relación a todos los requerimientos de facturación. Es decir, estamos hablando de precios, plazos de cobro, etc. Luego se procede a la expedición y registro del documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios.

La tercera fase en el proceso, es el cálculo de la factura, que se hace en base a los dos puntos anteriores, y se calcula para un cliente la factura de acuerdo al periodo de expedición. El cuarto paso es la expedición de la factura, que es cuando se guarda en un soporte físico la factura calculada en el proceso anterior.

En el caso de que el procedimiento de cálculo sea informático, este siempre se guarda en un fichero informático, el cual tiene que imprimirse en un formato determinado a efectos legales en función de diversos factores. Lo último sería el envío de la factura. Ahora cuando se habla de emitir factura electrónica, solo nos estamos refiriendo a las dos últimas fases del proceso de facturación y no de las anteriores.

Cuando hablamos de facturación electrónica se trata de la versión digital de la factura física que conocemos y se emite por medio de un sistema de emisión electrónica reglamentado por la SUNAT. Su validez es el mismo que el de una factura en papel, pero está el beneficio de que llega directamente al sistema de la SUNAT por medios digitales. Además, es completamente válido para transacciones comerciales o para declaraciones del IGV.

Hay que señalar que una factura electrónica hace parte del grupo de comprobantes de pago electrónico, donde se incluyen las boletas de venta electrónica, notas débito y crédito. Al igual que otros documentos como las retenciones y percepciones.

Otro punto importante a señalar es que se puede anular factura electrónica, y el proceso para hacerlo puede variar un poco dependiendo del sistema de emisión electrónica reglamentado por la SUNAT que se use. Además, se puede realizar la anulación de las retenciones y percepciones que son conocidas como reversiones.

Hay varias dudas que pueden llegar a surgir sobre la facturación electrónica, una de ellas es si se pueden seguir usando las facturas físicas. La respuesta es sí, si decides usar la factura electrónica de forma voluntaria también puedes seguir usando los formatos físicos y tener una facturación múltiple. Sin embargo, esto solo se aplica si no estás obligado, en caso contrario, solo tienes la opción de usar la factura electrónica.

Sobre este aspecto en particular, hay que mencionar que si no obtuviste una comunicación formal por parte de la SUNAT sobre si estabas obligado a emitir factura electrónica, tienes que consultarlo en su web en la sección de Padrón de Obligados. Para hacerlo va a ser necesario que ingreses el RUC de tu empresa.

Dicho esto, para que una factura electrónica sea válida por la SUNAT tiene que cumplir con ciertas características. Para empezar, tiene que estar en el XML-UBL 2.0 que la SUNAT ha establecido para el intercambio de documentos electrónicos y este pronto migrará a la versión 2.1 con el fin de seguir los estándares internacionales.

El segundo requisito que tiene que cumplir, es que el documento esté debidamente firmado con el certificado digital y tiene que ser enviado por los canales que ha establecido la SUNAT. El tercer aspecto es que el documento debe tener un estado, en este caso estado de aceptado.

Ahora hay que señalar que en caso de que un cliente no quiera aceptar facturas electrónicas, es un asunto comercial y el SUNAT no interviene. Sin embargo, a nivel tributario si el documento está validado y registrado en SUNAT no debería haber ningún problema en aceptarlo. Recuerda que si tu empresa ya está obligada a emitir comprobantes electrónicos no puedes emitir versiones físicas y la factura electrónica tiene que ser aceptada por el cliente.