Pasos para la implementación exitosa de un ERP

Todas las empresas deberían tener un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificador de Recursos Empresariales). Sin embargo, su utilidad se hace más evidente en las empresas medianas y grandes, por el tamaño de la organización y la cantidad de datos que administran. En las pequeñas empresas, muy poco utilizan el ERP por razones de presupuesto, y algunas trabajan con aplicaciones hechas a la medida generalmente desarrollados por ellos mismos, según José Benito, Operations Manager de VALTX.

Explicó que ERP es un conjunto de aplicaciones integradas que permiten automatizar las prácticas de un negocio relacionadas con aspectos operativos o productivos y que, a su vez, facilita y centraliza la información de las áreas como compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, etc.

«La ventaja de utilizar un ERP es que todas las áreas manejan la información de manera fluida, se mejora la comunicación, disminuye la redundancia y flexibiliza los procesos. Permite ir creciendo modularmente porque se puede implementar inicialmente un sistema para compras y logística; luego, incorporar otras áreas y crecer en función a las necesidades de la empresa», dijo.

Con el ERP se maneja una sola base de datos, y los directivos se enfocan en el análisis y planeamiento. Generalmente se utiliza tecnología de vanguardia actualizada constantemente. Sin embargo, sin el compromiso de los ejecutivos en la implementación, una planificación y presupuesto inadecuados para el proyecto, o una mala elección del ERP; entonces es probable que fracase.

Mencionó que para elegir un ERP se debe validar no sólo la funcionalidad que cubra la mayor parte de las funciones con las que opera el negocio, sino también la tecnología, flexibilidad, escalabilidad, facilidad de uso, el precio y la personalización que se requerirá. Sin embargo, la falta de entrenamiento y disposición al cambio, pueden generar serios problemas en la implementación y no obtenerse los resultados esperados.

Otro factor que se evalúa es la rapidez en su implementación y se debe asegurar que la herramienta seleccionada tenga representante local para el soporte necesario. Es importante verificar que la inversión a realizar se adecue al presupuesto.

Señaló que entre los pasos para su implementación se necesita contar con un equipo de consultores multidisciplinarios debido a su complejidad. Primero, se selecciona una lista corta, de no más de tres productos, se evalúa el ERP que se elegirá y se planifica el proyecto para la implementación. Se hace un análisis para determinar el nivel de funcionalidad que cubrirá el producto, y qué parte será trasladada a una segunda fase.

Luego, viene la reingeniería relacionada con el lado humano de la implementación y la resistencia al cambio. El siguiente paso es la personalización configurando el producto de manera adecuada para sincronizar las prácticas existentes en la empresa con la funcionalidad que trae el ERP . Casi en paralelo con la personalización, se realiza el entrenamiento al equipo de implementación, compuesto por los técnicos y funcionales que se encargarán de brindar soporte de primer nivel una vez concluida la implementación.

Como paso siguiente están las pruebas de cada módulo con las configuraciones que ya han sido establecidas y personalizaciones para ver que funcione correctamente. Sigue la puesta en producción, la capacitación del usuario final y, por último, la post implementación, que es la etapa en que se brinda el soporte una vez implementado el producto.