Consejos prácticos para organizar una reunión híbrida productiva

Nadie pudo escapar de realizar actividades de forma remota, como el teletrabajo. Estas acciones formaron parte de nuestro día a día tras la pandemia. Las empresas se han visto obligadas, por tanto, a adaptarse a un nuevo estilo de encuentro profesional y es como surgen las reuniones híbridas.

Esta realidad da pie para hacerse muchas preguntas al respecto: ¿Cómo habilitar nuestras oficinas para una nueva modalidad? ¿Cómo organizar un espacio de trabajo híbrido, ágil y eficiente que permita el encuentro entre los empleados que están en las en las oficinas y los que trabajan de forma remota?

¿Qué son las reuniones híbridas?

Las reuniones híbridas son un tipo de reunión de trabajo que permite que los empleados presentes en las oficinas y los que trabajan de forma remota (la mayoría de las veces en casa) colaboren de manera efectiva. Aquí para saber más.

Se trata pues de un encuentro, como su nombre indica, que mezcla la formación presencial y a distancia: una de las mejores apuestas tras la pandemia que obligó a las empresas a realizar teletrabajo. Por lo tanto, se considera un punto positivo en medio de todo el contexto.

Sin embargo, organizar y facilitar una reunión híbrida no es una tarea sencilla, especialmente para aquellos que no tienen mucha experiencia. De hecho, el líder de la reunión debe tener cuidado de no perder a nadie, especialmente a los que se encuentran a distancia y garantizar el buen desarrollo de los intercambios.

Los 3 retos de una reunión híbrida de calidad

Con el inicio de la pandemia las empresas se han enfrentado a diversos eventos híbridos tales como reuniones, seminarios web, capacitación en línea, entre otros que les presentan desafíos importantes. Aquí están los 3 principales:

Requisitos técnicos a prever

Una reunión híbrida debe estar conectada; por lo que tiene sentido que algunas empresas se enfrenten a desafíos técnicos. Por lo tanto, es fundamental que todos los dispositivos funcionen correctamente, sin mencionar una conexión a Internet estable para que todos los participantes puedan seguir la reunión de manera eficiente y sin interrupciones.

Asistentes preparados

Sí, uno de los mayores desafíos de las reuniones híbridas son los propios asistentes. Puede suceder que algunos empleados no se sientan cómodos con las nuevas tecnologías, es algo totalmente comprensible y es normal. Puede proporcionar a cada persona un manual o pautas sobre cómo iniciar sesión.

Cumplimiento legal a observar

Otro punto que no se debe pasar por alto es el cumplimiento legal relativo al uso de plataformas colaborativas. Preste especial atención al almacenamiento y la comunicación de sus datos: verifique si se respeta el RGPD, puede equiparse con el software adecuado para estar seguro. Por lo general la empresa define esto con anterioridad y se percata de cada detalle.

Las 3 fases de la organización de una reunión híbrida y sus mejores prácticas

Antes de la reunión

Asegurarse, al menos 10 minutos antes de la hora, de que todo funcione perfectamente y que la sala de reuniones esté operativa.

Anote el nombre de una persona que será responsable de organizar y facilitar la reunión remota.

Los participantes presentes en el sitio deben instalarse unos minutos antes de la reunión virtual para verificar que sus herramientas funcionen correctamente (lo mismo para los empleados remotos)

Si es necesario abrir o descargar ciertos documentos durante la reunión, intente enviarlos antes del inicio de la misma. Si hay varias personas presentes en la sala de reuniones, asegúrese de que se respeten las medidas sanitarias: distanciamiento, máscaras y al menos una ventana abierta.

Durante la reunión

Asegurarse de que cada uno de los participantes tenga el tiempo de palabra que le corresponde, es una responsabilidad del organizador garantizarlo, incluso si eso significa interrumpir a un colaborador para respetar el tiempo definido.

Si desea recopilar las opiniones de todos mientras un participante habla, la mensajería instantánea es una buena manera de hacerlo.

Utilice las funciones de su plataforma de reuniones para facilitar los debates, como por ejemplo el botón levantar la mano o incluso compartir la pantalla.

Hable más lento y más alto, con pausas, para que los participantes remotos entiendan mejor.

Después de la reunión

Concluya la reunión y solicite sugerencias a los participantes para mejorar potencialmente su estructura y organización. Toma acta de la reunión como parte de la gestión del proyecto para anotar todo lo que se dijo.

4 consejos adicionales para una reunión híbrida exitosa

Configurar roles rotativos

Si está acostumbrado a hacer reuniones híbridas con mucha frecuencia, no dude en involucrar a todos los participantes. Este es el caso, por ejemplo, de las reuniones de Scrum, donde cada semana, un participante se ofrece como voluntario para liderar la reunión:

- Cede la palabra a los demás participantes.
- Presenta los diferentes puntos a tratar.
- Anuncia unos minutos antes sobre el inicio de la misma.

Elija las herramientas adecuadas y verifique el equipo

Resulta necesario, como se discutió un poco más arriba, verificar antes de la reunión que todas las herramientas necesarias para el encuentro funcionen. Puede importar:

- Los parlantes
- La pantalla y la cámara (Portátiles o monitor)
- Conexión a Internet
- El equipamiento de la sala, mesa, sillas, luz, entre otros.

Probablemente muchos de estos consejos son perfectamente conocidos y se han puesto en marcha en numerosas ocasiones. Nos hemos hecho expertos en propiciar espacios para trabajar y compartir.

Estos han sido tiempos que nos han llevado a idear una gran cantidad de pautas para poder continuar realizando nuestras tareas diarias, ya sea en casa, en el trabajo o los chicos en el colegio.

La realidad es que hemos desarrollado capacidades extraordinarias para adaptarnos a cualquier situación y sacar lo mejor de cada una. Hemos aprendido y desaprendido para ajustarnos a un día a día, para aquello para lo que no estábamos preparados, pero después de un largo transitar podemos concluir que, a pesar de las circunstancias, hemos crecido y creado nuevas maneras de cumplir con nuestras responsabilidades y las tecnologías nos han facilitado en gran medida ese proceso.