Cómo avanzar hacia la oficina digital

Por Steve Forcum, Chief Evangelist, Avaya

Para poder entender cómo las organizaciones están evolucionando hacia el lugar de trabajo del futuro, es necesario estar conscientes de que nunca volveremos a trabajar de la misma manera y, al mismo tiempo, no perder de vista las lecciones aprendidas durante la pandemia.

La pregunta más común que hacen la mayoría de las organizaciones con las que hablo es esta: ¿Cómo podemos seguir operando desde casa con la misma productividad que logramos durante el confinamiento y qué herramientas se requieren para ser más eficientes?

Para la mayoría de las organizaciones, la discusión comienza con la transformación digital y una creencia errónea de que la pandemia de COVID-19 (Coronavirus) obligó a las empresas a transformarse digitalmente sobre la marcha.

¿Tal vez has visto una versión de la caricatura en la que COVID actuó como una bola de demolición, donde iniciativas de transformación digital estancadas durante mucho tiempo chocaron contra organizaciones que dependían de tecnología obsoleta? Esta caricatura sugiere que las organizaciones que pudieron hacer una transición sin problemas de las oficinas a la seguridad de los hogares, gracias al uso de la tecnología de videoconferencia, ya han transformado digitalmente sus procesos de trabajo con éxito, pero nada podría estar más lejos de la realidad. La pandemia trajo consigo un reconocimiento sobre dónde trabajamos y cómo mantener la productividad, e incluso mejorarla, independientemente de la ubicación física; pero la transformación digital de cómo trabajamos está en curso y se potenciará a medida que avancemos hacia el espacio de trabajo del futuro.

Antes de la pandemia, el obstáculo más obvio para la colaboración era encontrar una sala de reuniones vacía en la que revisar documentos y tomar decisiones. Cuando enviamos los empleados a sus casas, no cambiamos los documentos ni las decisiones, solo cambiamos el lugar donde nos reunimos. En lugar de enviar la ubicación de una sala de conferencias física donde se reuniría el equipo, el organizador de la reunión envió un enlace a su sala virtual. Pero en realidad, con el video, no resolvimos los problemas centrales que afectaban la productividad, simplemente cambiamos dónde suceden y extendimos los límites de la efectividad del video. En muchas de las videoconferencias a las que me sumo hoy, la mayoría de los participantes tienen sus cámaras apagadas porque la fatiga de video es un problema muy común.

El verdadero desafío es que, si bien la productividad está aumentando, todos sentimos que nos estamos quedando cada vez más atrás. No sé ustedes, pero cuando trabajo en casa mi agenda está llena de videoconferencias, una tras otra, lo que significa que estoy cada vez menos preparado para cada reunión. Tengo poco o ningún tiempo para responder mi correo electrónico, revisar documentos o preparar materiales para estas reuniones. Muchas veces, después de unirme a una reunión, paso los primeros minutos escuchando palabras clave o una agenda, para saber para qué estoy allí, de qué se supone que debo hablar o qué presentar durante esta reunión. Esta no es una forma sostenible de trabajar y para una verdadera transformación digital, las soluciones no solo deben ofrecer ubicación flexible, sino también cambiar la forma en que trabajamos.

Un espacio de trabajo digital necesita ofrecer video de alta resolución a través de una variedad de conexiones de red, ya sea por cable, Wi-Fi o celular. Las soluciones de videoconferencia deben permitir ver y compartir documentos con los presentes. Una plataforma de colaboración, como Avaya Spaces, permite a aquellos que no pudieron asistir en tiempo real ponerse al día, ya sea viendo una repetición de la reunión o leyendo las notas de los participantes. Para transformar digitalmente el trabajo, la tecnología debe ayudar a cerrar la brecha entre productividad y preparación de los asistentes a medida que saltan de una reunión a otra recopilando y ordenando todo el contenido relevante para cada sesión en un solo lugar: no más buscar en su disco duro para encontrar una versión anterior del documento, hurgar en su bandeja de entrada para encontrar la conversación relevante, o sentirse decepcionado cuando no hubo seguimiento de los temas pendientes de una reunión a otra.

En resumen, un lugar de trabajo digital del mañana requiere herramientas digitales que hagan el trabajo menos complicado. Debemos ir más allá del simple ver y compartir a plataformas verdaderamente colaborativas, como Avaya Spaces, la solución que hace que el trabajo sea menos trabajo. Spaces permite la comunicación individual y la colaboración grupal en una plataforma OneCloud, lo que permite a los usuarios interactuar desde un navegador, por lo que no es necesario instalar ningún software especial.

Además, Avaya ha agregado una nueva función llamada Spaces Calling que se puede integrar en Avaya Aura o IP Office, para manejar las llamadas entrantes en el mismo lugar donde se reúne con otros colegas.

Pero eso no es todo, a través de una alianza con NVIDIA aprovechamos la inteligencia artificial (IA) para solucionar los problemas con los que todos hemos luchado a la hora de trabajar desde casa y con los que lucharemos a la hora de volver a trabajar desde cualquier lugar:

– Más espacio. Las soluciones de videoconferencia de hoy en día son muy limitadas en términos del número de usuarios que puede tener en la pantalla al mismo tiempo. Por eso habilitamos la vista de concierto en Avaya Spaces, donde puede invitar a mil personas a una sola reunión y ver hasta 60 personas en pantalla al mismo tiempo en alta definición.

– Eliminación de distracciones, tanto visuales como auditivas: A medida que avanzamos hacia el lugar de trabajo del futuro, nos unimos a reuniones en lugares que pueden interrumpir la concentracion del equipo. Si bien la mayoría de las personas piensan que una oficina desordenada es una distracción, muchas veces las distracciones no son solo visuales. Nos ha pasado a todos: perros ladrando, timbres sonando, o trabajadores martillando mientras estamos en una reunión importante, por lo que también usamos IA para evitar todos los ruidos. Los fondos virtuales y los filtros de ruido aseguran que controlamos lo que los participantes de la reunión ven y escuchan.

– No dejes que tus diapositivas te bajen del escenario. Hablando de concentración, las presentaciones pueden ser aburridas cuando ya no vemos al presentador. Con Avaya Spaces incluimos al presentador de forma inmersiva: al frente, en medio, o en las mismas diapositivas, para que percibamos más de lo que el presentador comunica sin tener que ir y venir o solo escuchar una voz sobre la presentación.

– ¿La movilidad importa? Nacimos en la nube. Avaya Spaces es una plataforma alojada en la nube. Esto significa que toda nuestra innovación ocurre en la nube. No importa dónde se encuentre, qué dispositivo esté utilizando, o qué conexión de red esté disponible, puede participar plenamente mientras usa funciones como fondos virtuales, reducción de ruido, presentación inmersiva y más.

– Una última lección que dejó la pandemia: Cuando te invitan a unirte a una reunión, no siempre puedes elegir qué plataforma estará en uso. Esto puede crear un desafío al invitar a los clientes a reunirse con el equipo interno. Por ejemplo, durante la pandemia, mi esposa se entrevistó para un trabajo como maestra de jardín de infantes a través de Zoom. Eso fue intimidante para ella. Nunca había usado Zoom y en lugar de centrarse en la entrevista, estaba preocupada por cómo conectarse con su posible empleador. ¿Tengo que instalarlo? ¿Cómo funciona? ¿Tengo que registrarme primero?

Avaya impulsa la empresa composable, que significa que tecnologías como Avaya Spaces deben adaptarse a sus clientes y no al revés. En lugar de que mi esposa no estuviera segura de cómo usar una tecnología extraña, podría haber sido invitada a conectarse al sitio web de la escuela en el momento. En lugar de descargar una aplicación y luchar por conectarse, la habrían llevado a una sala de espera y cuando su entrevistador estuviera listo, se hubieran conectado con video de alta definición como por arte de magia, sin necesidad descargar ningún software. Mi esposa hubiera podido hacer preguntas después de la entrevista en el mismo sitio web, a través de un chat persistente. Con Avaya Spaces y nuestras APIs componibles, la tecnología pasa a un segundo plano, lo que permite a los equipos concentrarse en su trabajo.

Este es solo un ejemplo del poder del composability. Las empresas composables pueden personalizar las interacciones de cada cliente con su organización sin forzar la adopción de ninguna tecnología extraña, eliminando obstáculos y ofreciendo los servicios que buscan clientes y empleados.

Así es como veo el futuro del trabajo, no volviendo a las oficinas, sino avanzando hacia una nueva era de productividad, aprendiendo lecciones de la pandemia y entendiendo cómo transformar digitalmente nuestros espacios de trabajo para hacer más con menos esfuerzo.