5 recomendaciones para comunicar de manera más efectiva

En estos meses en los que hemos tenido que quedarnos en casa por la pandemia, se observan algunos roces e incluso quiebres en las relaciones familiares y también en las laborales, la mayoría de estos problemas se han dado por fallas en la comunicación.

Mónica Berger, Master Coach LHH Región LATAM y Vicepresidente de ICF Perú comparte algunas consideraciones y recomendaciones que pueden ayudarnos a comunicarnos de manera más efectiva:

1. Considerar la sensibilidad de las personas, tanto la nuestra como la de los demás. En momentos de cambio y de incertidumbre, de adaptación a nuevos escenarios y nuevas metodologías de trabajo, el estrés aumenta y las personas podemos sentirnos más sensibles. Como líderes, tanto en nuestros roles de padres o de jefes, es necesario mantenernos calmos y dar calma a nuestra familia y a nuestros equipos de trabajo. Es importante comunicarnos con respeto y empatía.

2. La comunicación no solo es verbal, todo comunica. El lenguaje corporal y la entonación son incluso más poderosos, comunican aún más que la sola palabra. Por eso es muy importante cuidar los gestos y el tono de voz, es decir, el énfasis que se le da a cada palabra. Tanto los gestos como la entonación de la voz deben acompañar lo que se quiere transmitir. Y ahora que nuestra comunicación presencial es limitada, debemos cuidar más que siempre todo lo que transmitimos con el lenguaje no verbal, a través de nuestra comunicación online, escrita o por teléfono.

3. Tener siempre en cuenta que la comunicación es de ida y vuelta. Muchas veces lo olvidamos, nos concentramos y hasta nos preparamos para lo que queremos decir y nos olvidamos de escuchar la respuesta y escucharla a través de todos los sentidos.

Asimismo, para asegurar la comunicación, es necesario confirmar la recepción y la comprensión del mensaje. Esto es tanto responsabilidad de quien da el mensaje como de quien lo recibe. Quien recibe el mensaje también puede y debe pedir se repita o se aclare algo que no se comprendió.

Quiero mencionar la importancia de responder mails, devolver llamadas y otros mensajes, oportunamente. Muchas veces esperamos tener la respuesta completa, es decir, contar con todos los datos para recién responder. Y nos olvidamos que quien está haciendo la consulta está esperando una respuesta y, hoy que no nos podemos ver, más que nunca se hace necesaria una respuesta.

Tan solo es cuestión de decir mensaje recibido, confirmo la data y te respondo en un par de días o antes del viernes tendrás mi información. Una respuesta así, da tranquilidad y permite dar seguridad que se contará con la información a tiempo.

4. Ten siempre en cuenta al receptor, a quién te estás dirigiendo. Tanto para la comunicación escrita como para una conversación presencial o virtual, es importante cuidar lo que tienes que decir y considerar ¿a quién se lo vas a decir? ¿cómo lo va a recibir? ¿qué le hace sentido? ¿qué palabras son las más adecuadas para una u otra persona?

Así que necesitamos ser empáticos. Ponernos en los zapatos del receptor, ¿cómo te gustaría que se dirijan a ti? si tú estuvieras en su lugar, ¿qué te gustaría o te ayudaría escuchar o leer? Ten en cuenta ¿qué palabras son las más adecuadas para la persona y para la situación?

Para comunicarte de manera positiva, antes de hacer algún comentario, considera ¿si eso que vas a decir aporta?, ¿si es constructivo o no lo es? Lo que vas a decir ¿podrá motivar una reflexión constructiva? ¿podrá generar una oportunidad de mejora? Elije para tus conversaciones y para tus mensajes, tanto los hablados como los escritos, palabras que construyan una realidad más positiva.

Y, en relación al receptor, sobre todo ahora que la comunicación no se está pudiendo dar de manera presencial, sugiero también preguntarnos:

A) ¿Es la persona indicada? Muchas veces la comunicación se pierde porque el mensaje llega a personas equivocadas. Ten esto en cuenta, especialmente, cuando vas a dejar algún encargo.

B) ¿Es el medio más adecuado? Cuida también que el medio de comunicación sea el más adecuado para llegar a tu receptor. Considera si una llamada va a lograr mejor efecto que un mail, si es oportuno un mensaje por WhatsApp o quizá coordinar una teleconferencia sea lo más conveniente.

C) ¿Es el momento, la hora más apropiada? Ten en cuenta si tu comunicación es o no urgente. Si puede esperar para no interrumpir reuniones u horas de sueño o de comidas. Ahora que muchos estamos trabajando desde casa, que se nos pasan las horas sin darnos cuenta, debemos ser mucho más cuidadosos, cuidar de no invadir a nadie, menos a la familia.

5.- Finalmente, lo más poderoso para lograr una buena comunicación es conectar con tu receptor, conectar para poder comunicar. La conexión visual nos permite esa conexión de ser a ser que abre puertas a una total comprensión y fluidez de nuestra comunicación.

Acordémonos de agradecer y de fomentar el agradecimiento entre nuestros equipos y nuestra familia. Recordemos siempre que la palabra gracias es mágica.