Cómo automatizar las tasas de cambio en su empresa

Cualquier empresa cuya actividad económica implique un cambio de divisa, sabe que manejar tasas de cambio para efectos contables y tributarios suele ser una tarea abrumadora.

Las fluctuaciones permanentes en el mercado cambiario, cuya conversión puede demandar altas cantidades de tiempo y no está exenta de errores manuales, son la razón principal por la que muchas compañías sufren pérdidas o enfrentan multas.

Rindegastos, herramienta empresarial que digitaliza el 100% del control de gastos, analizó los factores determinantes que complican el proceso cambiario dentro de una empresa, concluyendo que la actualización y conversión de las tasas de cambio pueden tomar demasiado tiempo para actividades a escala como el pago a proveedores, pago de nómina o el cierre exitoso de negocios con clientes extranjeros.

Ciertamente, aunque existen factores que dificultan más esta tarea y pueden poner en riesgo a las finanzas de una empresa, la automatización de procesos cambiarios resuelve de tajo múltiples problemas asignando valores oficiales que se aplican a todas las transacciones convenientes a la vez. Esto brinda mayor seguridad en todas las conversiones, evitando incongruencias por una asignación manual arbitraria, optimizando, además, uno de los trámites internos que más tiempo consumen.

Según Carlos Villarroel, CTO en Rindegastos, la automatización de las tasas de cambio se debe realizar de manera progresiva, involucrando los recursos contables y la infraestructura tecnológica de la empresa. A continuación se menciona tres pasos esenciales para la transición de este proceso:

– Compilación de datos y respaldo en la nube: una vez toda la información comercial y tributaria sea almacenada, será más fácil conectarla con la plataforma digital contable a través de una cuenta empresarial.

– Programación de tasas de cambio oficiales: permitiendo que la plataforma realice operaciones de conversión con un único valor de cambio establecido por el mercado de divisas y corroborado por fuentes oficiales, sin oportunidad de ser modificado o manipulado por ningún usuario con acceso a la información.

– Revisión y reporte de rendimientos: Al automatizar procesos cambiarios, las empresas ahorran semanas de trabajo y pueden visualizar rápidamente resultados financieros que permitan tomar decisiones a corto plazo y visualizar cómo afectan las tasas de cambio a sus operaciones comerciales.

En 2022, variables como la hiperinflación, que amenaza con desacelerar la economía mundial, han puesto de manifiesto la necesidad que aún tienen numerosas compañías por automatizar la aplicación de tasas de cambio, sobre todo debido a la devaluación de monedas locales. En América Latina, el Fondo Monetario Internacional (FMI) estima que la inflación alcance un 10% para final de año; por su parte, Perú registró en los últimos meses la mayor inflación desde 1998: 6,82%.

Estos valores representan un desafío para los sectores económicos que negocian productos o servicios en el mercado internacional, pues los márgenes de cambio altamente volátiles requieren un mayor tiempo de validación y pueden afectar a las finanzas de las compañías, cuyo margen de ganancias es en donde más influencia tienen las tasas de cambio. Pero también pueden acarrear pleitos tributarios por omisiones o errores en el pago de impuestos arancelarios y aduanas debido a una tasa de cambio imprecisa.

Para Alfonso Cuadra, CEO en Rindegastos, es crucial que las áreas financieras y contables de cada empresa tengan hoy por hoy un control automatizado para el cumplimiento de políticas tributarias y fiscales. De esta manera, se evitan multas por incumplimiento y se fortalece el acceso, difusión y respaldo de esta información con tecnologías de nube.

De cara a una temporada de alta variación en las tasas de cambio, Rindegastos recomienda que cada vez más empresas adopten herramientas que automaticen el proceso de ajuste y cálculo para la correcta aplicación de tasas de cambio, principalmente los valores representativos del mercado, que terminan teniendo mayor repercusión en las transacciones internacionales de cada industria.